file-organizer

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File Organizer

文件整理工具

Instructions

操作说明

1. Understand Scope

1. 明确范围

Ask clarifying questions before starting:

Which directory needs organization?
Main problem? (can't find things, duplicates, no structure, general mess)
Files or folders to avoid? (active projects, sensitive data)
How aggressive? (conservative vs comprehensive cleanup)

For broad reorganization, briefly propose a philosophy from the reference guide (PARA, Johnny Decimal, GTD, 7-Folder). Let user choose - never force one. Skip for scoped tasks like cleaning Downloads.

开始前先询问澄清问题：

需要整理哪个目录？
主要问题是什么？（找不到文件、存在重复、无结构、整体杂乱）
有哪些文件或文件夹需要避开？（活跃项目、敏感数据）
清理力度如何？（保守型 vs 全面清理）

对于大范围重构，可简要参考指南中的整理理念（PARA、Johnny Decimal、GTD、7-Folder），让用户选择——切勿强制推行。若为限定范围的任务（如清理下载文件夹），可跳过此步骤。

2. Analyze Current State

2. 分析当前状态

bash

ls -la [target_directory]
find [target_directory] -type f -exec file {} \; | head -20
du -sh [target_directory]/* | sort -rh | head -20
find [target_directory] -type f | sed 's/.*\.//' | sort | uniq -c | sort -rn

Summarize: total files/folders, type breakdown, size distribution, date ranges, obvious issues.

Anti-patterns to flag:

Desktop used as permanent archive (goal: zero permanent files on Desktop)
Unnamed folders (
```
New Folder
```
,
```
New Folder (3)
```
)
Broken versioning (
```
document_FINAL_v2_DEFINITIVE_copy.docx
```
)
Downloads folder never cleaned (thousands of unsorted files)
Same file duplicated across locations (use shortcuts instead)

bash

ls -la [target_directory]
find [target_directory] -type f -exec file {} \; | head -20
du -sh [target_directory]/* | sort -rh | head -20
find [target_directory] -type f | sed 's/.*\.//' | sort | uniq -c | sort -rn

总结内容：文件/文件夹总数、类型分布、大小占比、时间范围、明显问题。

需要标记的不良模式：

将桌面用作永久存档（目标：桌面无永久文件）
未命名文件夹（
```
New Folder
```
,
```
New Folder (3)
```
）
混乱的版本命名（
```
document_FINAL_v2_DEFINITIVE_copy.docx
```
）
下载文件夹从未清理（数千个未分类文件）
同一文件在多个位置重复存储（建议使用快捷方式替代）

3. Identify Organization Patterns

3. 确定组织模式

By type:

Documents (PDF, DOCX, TXT), Images (JPG, PNG, SVG), Videos (MP4, MOV)
Archives (ZIP, TAR, DMG), Code/Projects, Spreadsheets (XLSX, CSV), Presentations (PPTX, KEY)

By purpose:

Work vs Personal, Active vs Archive, Project-specific, Reference, Temporary/scratch

By date:

Current year/month, Previous years, Very old (archive candidates)

Context-specific structures:

Photos/Video:
```
Year/YYYY-MM_event-location/
```
with RAW, Edited, Export subfolders
Music:
```
Artist/[Year] Album/NN - Track.ext
```
Work projects: numbered prefixes (
```
01_Brief/
```
,
```
02_Research/
```
,
```
03_Assets/
```
,
```
04_Deliverables/
```
) with WIP/FINAL_APPROVED separation
Finance/personal docs: include expiry dates in filenames (
```
passport_exp_2030.pdf
```
), organize by year then type
Code: map local paths to remote URLs (
```
github.com/username/repo/
```
)

See

references/organization-guide.md

for detailed templates.

按类型分类：

文档（PDF、DOCX、TXT）、图片（JPG、PNG、SVG）、视频（MP4、MOV）
压缩包（ZIP、TAR、DMG）、代码/项目、电子表格（XLSX、CSV）、演示文稿（PPTX、KEY）

按用途分类：

工作 vs 个人、活跃中 vs 已归档、项目专属、参考资料、临时/草稿

按日期分类：

当前年/月、往年、超旧文件（归档候选）

特定场景结构：

照片/视频：
```
年份/YYYY-MM_活动-地点/
```
，包含RAW、编辑后、导出子文件夹

音乐：

艺术家/[年份] 专辑/NN - 曲目.ext

工作项目：带编号前缀（
```
01_需求文档/
```
、
```
02_调研资料/
```
、
```
03_资源文件/
```
、
```
04_交付成果/
```
），区分WIP（进行中）与FINAL_APPROVED（最终获批）
财务/个人文档：文件名包含过期日期（
```
passport_exp_2030.pdf
```
），按年份再按类型组织
代码：本地路径与远程URL映射（
```
github.com/username/repo/
```
）

详细模板请参考

references/organization-guide.md

。

4. Find Duplicates

4. 查找重复文件

When requested:

bash

find [directory] -type f -exec md5 {} \; | sort | uniq -d
find [directory] -type f -printf '%f\n' | sort | uniq -d

For each duplicate set: show paths, sizes, dates, recommend which to keep. ALWAYS confirm before deleting. Suggest shortcuts/aliases instead of keeping copies.

当用户有需求时执行：

bash

find [directory] -type f -exec md5 {} \; | sort | uniq -d
find [directory] -type f -printf '%f\n' | sort | uniq -d

对于每组重复文件：展示路径、大小、日期，推荐保留哪一个。删除前必须确认。建议使用快捷方式/别名替代保留副本。

5. Propose Organization Plan

5. 提出整理方案

Present plan before making changes. Include:

Current state summary (file count, size, type breakdown, problems found)
Anti-patterns detected
Proposed folder tree structure
Changes to make: new folders, file moves, renames, deletions
Files needing user decision (ambiguous placement)
Ask for explicit approval before proceeding

在执行更改前先提交方案，内容包括：

当前状态总结（文件数量、大小、类型分布、发现的问题）
检测到的不良模式
拟议的文件夹树结构
待执行的更改：新建文件夹、移动文件、重命名、删除
需要用户决策的文件（放置位置不明确）
执行前需获得用户明确批准

6. Execute Organization

6. 执行整理

After approval, organize systematically.

Rules:

Always confirm before deleting anything
Log all moves for potential undo
Preserve original modification dates
Handle filename conflicts gracefully
Stop and ask on unexpected situations

File renaming conventions (only when user agrees - never auto-rename):

ISO dates:
```
YYYY-MM-DD
```
for correct alphabetical sort

Formula:

[Date]_[Context]_[Description]_[Version].ext

Zero-padded versions:
```
v01
```
,
```
v02
```
(minor:
```
v01.1
```
)
Separators:
```
kebab-case
```
or
```
snake_case
```
(never spaces)
All lowercase, filenames under 25-30 chars, let folder context provide the rest
Zero-pad sequences:
```
001
```
,
```
002
```
(prevents
```
1, 10, 11, 2
```
sort)
Status prefixes when useful:
```
WIP_
```
,
```
DRAFT_
```
,
```
REVIEW_
```
,
```
APPROVED_
```
Avoid:
```
< > : " / \ | ? *
```
, accents, emoji, leading dots, Windows reserved names (
```
CON
```
,
```
PRN
```
,
```
AUX
```
,
```
NUL
```
)
Watch full path length approaching Windows 260-character limit

获得批准后，系统地进行整理。

规则：

删除任何内容前必须确认
记录所有移动操作，以便后续撤销
保留原始修改日期
妥善处理文件名冲突
遇到意外情况时暂停并询问用户

文件重命名规范（仅在用户同意时执行——切勿自动重命名）：

ISO日期格式：
```
YYYY-MM-DD
```
，确保按字母顺序排序正确

格式：

[日期]_[上下文]_[描述]_[版本].ext

带前导零的版本号：
```
v01
```
,
```
v02
```
（小版本：
```
v01.1
```
）
分隔符：
```
kebab-case
```
或
```
snake_case
```
（禁止使用空格）
全小写，文件名长度控制在25-30字符以内，由文件夹上下文补充其余信息
带前导零的序列：
```
001
```
,
```
002
```
（避免出现
```
1, 10, 11, 2
```
的排序问题）
必要时添加状态前缀：
```
WIP_
```
,
```
DRAFT_
```
,
```
REVIEW_
```
,
```
APPROVED_
```
避免使用：
```
< > : " / \ | ? *
```
、特殊字符、表情符号、前导点、Windows保留名称（
```
CON
```
,
```
PRN
```
,
```
AUX
```
,
```
NUL
```
）
注意路径总长度接近Windows 260字符限制的情况

7. Provide Summary

7. 提供总结

After organizing, report:

Folders created, files organized, space freed, anti-patterns fixed
New folder tree structure
Maintenance schedule (below)
Custom bash commands for ongoing cleanup

Maintenance Schedule:

Frequency	Time	Tasks
Weekly	15 min	Empty Downloads, process Inbox to zero, verify recent files are in place
Monthly	45 min	Scan for duplicates, verify backups, archive completed projects
Quarterly	2 hrs	Disk space audit, archive projects inactive 3+ months, test backup restore
Yearly	Half day	Disaster recovery test, retention policy review, structure update

整理完成后，提交报告：

新建文件夹数量、已整理文件数量、释放空间大小、已修复的不良模式
新的文件夹树结构
维护计划（如下）
用于日常清理的自定义bash命令

维护计划：

频率	时长	任务
每周	15分钟	清空下载文件夹、处理收件箱至零未处理、验证近期文件是否归位
每月	45分钟	扫描重复文件、验证备份、归档已完成项目
每季度	2小时	磁盘空间审计、归档已闲置3个月以上的项目、测试备份恢复
每年	半天	灾难恢复测试、审查保留策略、更新目录结构