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Portfolio Monitoring

投资组合监控

Workflow

工作流程

Step 1: Ingest Financial Package

步骤1：导入财务文件

  • Accept the user's portfolio company financial package (Excel workbook, PDF, or CSV)
  • Extract key financials: Revenue, EBITDA, cash balance, debt outstanding, capex, working capital
  • Identify the reporting period and compare to prior period and budget/plan
  • 接收用户提供的投资组合公司财务文件（Excel工作簿、PDF或CSV）
  • 提取关键财务数据：Revenue（营收）、EBITDA、现金余额、未偿债务、capex（资本支出）、营运资金
  • 确定报告期，并与上期及预算/计划进行对比

Step 2: KPI Extraction & Variance Analysis

步骤2：KPI提取与差异分析

Key metrics to track (adapt to the company's sector):
Financial KPIs:
  • Revenue vs. budget ($ and %)
  • EBITDA and EBITDA margin vs. budget
  • Cash balance and net debt
  • Leverage ratio (Net Debt / LTM EBITDA)
  • Interest coverage ratio
  • Capex vs. budget
  • Free cash flow
Operational KPIs (ask user or infer from data):
  • Customer count / revenue per customer
  • Employee headcount / revenue per employee
  • Backlog / pipeline
  • Churn / retention rates
需跟踪的关键指标（可根据公司所在行业调整）：
财务KPI：
  • 营收 vs 预算（金额及百分比）
  • EBITDA及EBITDA利润率 vs 预算
  • 现金余额与净债务
  • 杠杆率（净债务 / LTM EBITDA）
  • 利息覆盖率
  • capex vs 预算
  • 自由现金流
运营KPI（询问用户或从数据中推断）：
  • 客户数量 / 单客户营收
  • 员工人数 / 单员工营收
  • 未完成订单量 / 销售管线
  • 客户流失率 / 留存率

Step 3: Flag & Summarize

步骤3：标记与汇总

  • Green: Within 5% of plan
  • Yellow: 5-15% below plan — flag for discussion
  • Red: >15% below plan or covenant breach risk — immediate attention
Output a concise summary:
  1. One-paragraph executive summary ("Company X is tracking [ahead/behind/on] plan...")
  2. KPI table with actual vs. budget vs. prior period
  3. Red/yellow flags with context
  4. Covenant compliance status (if applicable)
  5. Questions for management
  • 绿色：与计划偏差在5%以内
  • 黄色：低于计划5%-15% —— 标记需讨论
  • 红色：低于计划15%以上或存在契约违约风险 —— 需立即关注
输出简洁汇总内容：
  1. 一段执行摘要（“X公司业绩[领先/落后/符合]计划……”）
  2. 包含实际值vs预算值vs上期值的KPI表格
  3. 带有背景说明的红/黄标记项
  4. 契约合规状态（如适用）
  5. 需向管理层提出的问题

Step 4: Trend Analysis

步骤4：趋势分析

If multiple periods are provided:
  • Chart key metrics over time (revenue, EBITDA, cash)
  • Identify trends — accelerating, decelerating, or stable
  • Compare vs. underwriting case
若提供多个报告期：
  • 绘制关键指标随时间变化的图表（营收、EBITDA、现金）
  • 识别趋势——增长加速、放缓或稳定
  • 与承保案例进行对比

Important Notes

重要说明

  • Always ask for the budget/plan to compare against if not provided
  • Don't assume sector-specific KPIs — ask what matters for this company
  • If covenant levels aren't known, ask the user for the credit agreement terms
  • Output should be board-ready — concise, factual, no fluff
  • 若未提供预算/计划，务必向用户索要用于对比
  • 不要默认行业特定KPI——询问该公司的核心关注指标
  • 若未知契约标准，向用户索要信贷协议条款
  • 输出内容需符合董事会汇报要求——简洁、真实、无冗余