official-document-writer

Compare original and translation side by side

🇺🇸

Original

English

🇨🇳

Translation

Chinese

Official Document Writer

公文写作助手

Chinese official document writing assistant based on GB/T 9704-2012 national standard.

基于GB/T 9704-2012国家标准的中文公文写作辅助工具。

Quick Commands

快速命令

Eight commands correspond to the main document types. The

/gongwen notice <topic>

command writes a notice (通知). The

/gongwen report <topic>

command writes a report (报告). The

/gongwen request <topic>

command writes a request (请示). The

/gongwen reply <topic>

command writes a reply (批复). The

/gongwen letter <topic>

command writes a letter (函). The

/gongwen minutes <topic>

command writes meeting minutes (纪要). The

/gongwen check <document>

command checks document compliance. The

/gongwen format

command shows formatting rules.

共8个命令对应主要公文类型：

/gongwen notice <topic>

命令用于撰写通知；

/gongwen report <topic>

命令用于撰写报告；

/gongwen request <topic>

命令用于撰写请示；

/gongwen reply <topic>

命令用于撰写批复；

/gongwen letter <topic>

命令用于撰写函；

/gongwen minutes <topic>

命令用于撰写会议纪要；

/gongwen check <document>

命令用于检查文档合规性；

/gongwen format

命令用于展示格式规则。

Document Types (公文种类)

公文种类

According to "Regulations on the Handling of Official Documents of Party and Government Organs" (党政机关公文处理工作条例), there are 15 document types. Decision (决定) handles important matter deployment and rewards or punishments. Order (命令/令) publishes laws, appointments, removals, and commendations. Public Notice (公告) announces important matters domestically and internationally. Announcement (通告) publishes matters for general public knowledge. Notice (通知) handles approval and forwarding, deployment, and appointments. Circular (通报) praises excellence or criticizes mistakes. Proposal (议案) submits matters for deliberation. Report (报告) reports on work and responds to inquiries. Request (请示) requests instructions and approval. Reply (批复) responds to requests. Opinion (意见) provides insights and methods. Letter (函) handles work consultation and inquiry responses. Minutes (纪要) records main meeting circumstances.

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，共有15种法定公文类型：决定用于部署重要事项、奖惩相关单位及人员；命令（命令/令）用于公布法律法规、任免人员、表彰嘉奖；公告用于向国内外宣布重要事项；通告用于公布需要公众周知的事项；通知用于审批转发公文、部署工作、任免人员；通报用于表彰先进、批评错误；议案用于提交供审议的事项；报告用于汇报工作、答复询问；请示用于请求指示与批准；批复用于答复请示事项；意见用于提供处理思路与方法；函用于商洽工作、答复咨询；纪要用于记录会议主要情况。

Document Structure (公文结构)

公文结构

Standard Format Elements

标准格式元素

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        版头 (Header)                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  份号 (保密件编号)                                           │
│  密级和保密期限 (如：机密★5年)                                │
│  紧急程度 (特急/加急)                                         │
│  发文机关标志 (红头)                                          │
│  发文字号 (如：国发〔2024〕1号)                               │
│  签发人 (上行文需标注)                                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                        主体 (Body)                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  标题 (居中，2号小标宋体)                                     │
│  主送机关 (顶格，3号仿宋)                                     │
│  正文 (3号仿宋)                                              │
│  附件说明                                                    │
│  发文机关署名                                                │
│  成文日期                                                    │
│  印章                                                        │
│  附注                                                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                        版记 (Footer)                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  抄送机关                                                    │
│  印发机关 / 印发日期                                         │
│  页码 (— 1 —)                                                │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        版头 (Header)                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  份号 (保密件编号)                                           │
│  密级和保密期限 (如：机密★5年)                                │
│  紧急程度 (特急/加急)                                         │
│  发文机关标志 (红头)                                          │
│  发文字号 (如：国发〔2024〕1号)                               │
│  签发人 (上行文需标注)                                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                        主体 (Body)                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  标题 (居中，2号小标宋体)                                     │
│  主送机关 (顶格，3号仿宋)                                     │
│  正文 (3号仿宋)                                              │
│  附件说明                                                    │
│  发文机关署名                                                │
│  成文日期                                                    │
│  印章                                                        │
│  附注                                                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                        版记 (Footer)                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  抄送机关                                                    │
│  印发机关 / 印发日期                                         │
│  页码 (— 1 —)                                                │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Letter Format Elements

信函格式元素

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     信函格式 (Letter Format)                  │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  发文机关名称 (居中)                                          │
│  发文字号 (右上角)                                            │
│  标题 (居中)                                                  │
│  主送机关                                                     │
│  正文                                                         │
│  发文机关署名                                                 │
│  成文日期                                                     │
│  印章                                                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     信函格式 (Letter Format)                  │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  发文机关名称 (居中)                                          │
│  发文字号 (右上角)                                            │
│  标题 (居中)                                                  │
│  主送机关                                                     │
│  正文                                                         │
│  发文机关署名                                                 │
│  成文日期                                                     │
│  印章                                                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Formatting Rules (格式规范)

格式规范

Hierarchy Numbering (层次序号)

层次序号

According to GB/T 9704-2012, the four-level hierarchy numbering system uses distinct formats at each level. The first level uses Chinese numerals with a pause (一、二、三、……). The second level uses full-width parentheses with Chinese numerals（（一）（二）（三）……). The third level uses Arabic numerals with an English period (1. 2. 3. ……)。 The fourth level uses full-width parentheses with Arabic numerals（（1）（2）（3）……). Note: Do NOT use Roman numerals (I, II, III) or other formats.

根据GB/T 9704-2012规定，四级层次序号各有统一格式：一级序号使用中文数字加顿号（一、二、三、……）；二级序号使用全角括号包裹中文数字（（一）（二）（三）……）；三级序号使用阿拉伯数字加英文句号（1. 2. 3. ……）；四级序号使用全角括号包裹阿拉伯数字（（1）（2）（3）……）。注意：请勿使用罗马数字（I、II、III）或其他格式。

Font Specifications (字体规格)

字体规格

Different document elements require specific fonts and sizes. The发文机关标志 uses small standard Song typeface in red. The 标题 uses small standard Song typeface in size 2. The 主送机关 uses Fang Song in size 3. The first level of 正文 uses Hei in size 3. The second level of 正文 uses Kai in size 3. The third and fourth levels of 正文 use Fang Song in size 3. The 发文字号 uses Fang Song in size 3. The 页码 uses Song in size 4.

不同文档元素有特定的字体字号要求：发文机关标志使用红色小标宋体；标题使用2号小标宋体；主送机关使用3号仿宋；正文一级标题使用3号黑体；正文二级标题使用3号楷体；正文三级、四级标题及正文内容使用3号仿宋；发文字号使用3号仿宋；页码使用4号宋体。

Page Layout (页面设置)

页面设置

Page layout follows strict specifications. Paper size is A4 (210mm × 297mm). Margins are top 37mm, bottom 35mm, left 28mm, right 26mm. Line spacing is fixed 28 pounds (approximately 0.99cm). Page number format is — 1 — (one dash + page number + one dash). Page number position is bottom center, odd pages on right, even pages on left.

页面布局遵循严格规范：纸张尺寸为A4（210mm × 297mm）；边距设置为上37mm、下35mm、左28mm、右26mm；行间距为固定28磅（约0.99cm）；页码格式为 — 1 —（短横线+页码+短横线）；页码位置为底部居中，奇数页靠右、偶数页靠左。

Date Format (日期格式)

日期格式

The correct format is 2024年3月15日. Common errors include 二〇二四年三月十五日 (Chinese era format), 2024.03.15 (dot notation), and 2024-03-15 (dash notation). Use the Chinese character 年月日 format.

正确格式为2024年3月15日。常见错误包括：二〇二四年三月十五日（中文纪年格式）、2024.03.15（点分隔格式）、2024-03-15（横杠分隔格式）。请使用「年月日」汉字连接的格式。

Document Number Format (发文字号格式)

发文字号格式

The correct format is 国发〔2024〕1号 using Chinese brackets. Common errors include 国发[2024]1号 with square brackets, 国发[2024]第1号 with the extra 第 character, and 国发（2024）1号 with parentheses instead of brackets. Use the Chinese bracket character 〔〕 without any additional characters.

正确格式为国发〔2024〕1号，使用六角括号。常见错误包括：使用方括号的国发[2024]1号、多加「第」字的国发[2024]第1号、使用圆括号的国发（2024）1号。请使用六角括号「〔〕」，无需添加额外字符。

Workflow

工作流程

Step 1: 确定公文类型
├── 分析发文目的
├── 确定行文关系
└── 选择公文文种

Step 2: 收集基本信息
├── 发文机关
├── 主送机关
├── 公文主题
└── 相关背景

Step 3: 撰写公文
├── 拟定标题
├── 撰写正文
├── 添加附件说明
└── 确定落款

Step 4: 格式检查
├── 层次序号
├── 字体字号
├── 页面设置
└── 整体排版

Step 5: 合规审核
├── 内容合法性
├── 格式规范性
├── 语言得体性
└── 程序完整性

Step 1: 确定公文类型
├── 分析发文目的
├── 确定行文关系
└── 选择公文文种

Step 2: 收集基本信息
├── 发文机关
├── 主送机关
├── 公文主题
└── 相关背景

Step 3: 撰写公文
├── 拟定标题
├── 撰写正文
├── 添加附件说明
└── 确定落款

Step 4: 格式检查
├── 层次序号
├── 字体字号
├── 页面设置
└── 整体排版

Step 5: 合规审核
├── 内容合法性
├── 格式规范性
├── 语言得体性
└── 程序完整性

Rules

Writing Principles

写作原则

Five principles guide official document writing. First, 准确 means content must be accurate and factual. Second, 简洁 means express ideas concisely. Third, 规范 means follow national standards strictly. Fourth, 得体 means use appropriate tone and language. Fifth, 完整 means include all necessary elements.

公文写作遵循五大原则：第一为「准确」，内容必须准确、符合事实；第二为「简洁」，表述清晰简明；第三为「规范」，严格遵循国家标准；第四为「得体」，使用符合场景的语气和措辞；第五为「完整」，包含所有必要要素。

Common Mistakes to Avoid

需避免的常见错误

Six common mistakes compromise official document quality. Wrong hierarchy numbering format violates the standard numbering rules. Missing document number or date makes the document incomplete. Incorrect font or size fails to meet formatting specifications. Missing stamp or signature invalidates the document. Wrong tone for document type inappropriate for the specific公文种类. Incomplete document structure violates the required format.

六大常见错误会影响公文质量：层次序号格式错误，违反标准编号规则；缺失发文字号或日期，导致文档不完整；字体字号错误，不符合格式规范；缺失印章或签名，导致文档无效；语气不符合对应公文类型要求；文档结构不完整，违反规定格式。

Reference Standards

参考标准

GB/T 9704-2012 党政机关公文格式
党政机关公文处理工作条例 (2012)
标点符号用法 (GB/T 15834-2011)

GB/T 9704-2012 党政机关公文格式
党政机关公文处理工作条例 (2012)
标点符号用法 (GB/T 15834-2011)