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personal-productivity

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Original

English
🇨🇳

Translation

Chinese

Personal Productivity

个人生产力系统

Scope

适用范围

Covers
  • Designing a weekly timebox plan for a high-meeting-load job (meeting windows, focus blocks, admin buffers)
  • Building a write-it-down capture system so tasks don’t live in your head (inbox → lists → reviews)
  • Creating daily + weekly review rituals that keep you current without constant re-planning
  • Producing a practical 7-day rollout plan (small changes you can implement immediately)
When to use
  • “Help me timebox my week so I can handle meetings + deep work.”
  • “I keep forgetting tasks. Build me a write-it-down system and a review routine.”
  • “I’m juggling a demanding job plus side commitments (advising/board/etc.). Make it sustainable.”
  • “Create a personal productivity system I can follow next week.”
When NOT to use
  • You need medical/mental-health advice (including ADHD treatment), or you are in crisis. Seek professional help.
  • You want a team-wide process (meeting policy, org operating system). Use a team/ops skill instead.
  • You need a project plan, milestones, or delivery management. Use 
    managing-timelines
    .
  • You primarily need to reduce burnout/energy drain (not just time). Use 
    energy-management
    .
涵盖内容
  • 为会议密集型岗位设计每周timebox计划（包含会议时段、专注工作块、行政缓冲时间）
  • 搭建“随手记录”的收集系统，避免任务只存在于脑海中（收件箱→任务列表→复盘）
  • 建立每日+每周复盘流程，无需反复规划即可保持工作节奏
  • 制定可落地的7天落地计划（可立即实施的小幅调整）
适用场景
  • “帮我规划每周timebox，让我能兼顾会议与深度工作。”
  • “我总是忘记任务，帮我搭建一个随手记录系统和复盘流程。”
  • “我既要应对高强度的本职工作，还要兼顾副业（顾问/董事会等），帮我设计一套可持续的方案。”
  • “帮我创建一套下周就能用的个人生产力系统。”
不适用场景
  • 需要医疗/心理健康建议（包括ADHD治疗），或正处于危机状态：请寻求专业帮助。
  • 需要团队层面的流程（会议政策、组织运营体系）：请使用团队/运营类技能。
  • 需要项目计划、里程碑或交付管理：请使用
    managing-timelines
    技能。
  • 主要需求是减少职业倦怠/精力消耗（而非仅时间管理）：请使用
    energy-management
    技能。

Inputs

输入信息

Minimum required
  • Your role + primary responsibilities (and whether you manage people)
  • Your constraints/non-negotiables (time zones, caregiving, travel, on-call, deadlines)
  • A representative week (calendar text dump, recurring meetings list, or narrative)
  • Your current task system (or “none”) + tools you’re willing to use (any calendar + any to-do list works)
  • What “better” means in 2–4 weeks (e.g., fewer dropped tasks, more deep-work blocks, lower weekend spillover)
Missing-info strategy
  • Ask 3–5 questions at a time from references/INTAKE.md.
  • If the calendar is unavailable, proceed with a default-week draft using explicit assumptions and ask the user to correct it.
  • Do not request secrets, credentials, or sensitive personal/medical details.
必填信息
  • 你的岗位+核心职责（是否管理下属）
  • 你的限制条件/不可妥协事项（时区、照料责任、出差、待命、截止日期）
  • 具有代表性的一周日程（日程文本导出、固定 recurring会议列表，或文字描述）
  • 你当前使用的任务管理系统（或“无”）+ 愿意使用的工具（任何日历+待办事项工具均可）
  • 2-4周内“改善”的具体定义（例如：减少遗漏任务、增加专注工作块、减少周末工作溢出）
信息缺失应对策略
  • 从[references/INTAKE.md]中一次性提出3-5个问题。
  • 如果无法获取日程表，基于明确假设生成默认周计划草案，并请用户修正。
  • 不得索要机密信息、凭证或敏感的个人/医疗细节。

Outputs (deliverables)

输出成果（交付物）

Produce a Personal Productivity System Pack (Markdown in chat; or as files if requested) in this order:
  1. Context Snapshot (goal, constraints, assumptions, success definition)
  2. Commitment & Workload Inventory (fixed commitments + “floating” responsibilities)
  3. Weekly Timebox Plan (meeting windows, focus blocks, admin buffers, protected time, weekend spillover rule)
  4. Capture + To-Do System Spec (inbox, lists, processing, prioritization, timeboxing method)
  5. Daily Plan + Shutdown Ritual (how you start the day; how you close loops)
  6. Weekly Review Ritual (calendar + task review; reset rules)
  7. 7-Day Rollout Plan (setup steps + first-week experiments)
  8. Risks / Open questions / Next steps (always included)
Templates: references/TEMPLATES.md
Expanded guidance: references/WORKFLOW.md
按以下顺序生成个人生产力系统包（聊天中用Markdown格式；若有需求可提供文件）：
  1. 背景快照（目标、限制条件、假设、成功定义）
  2. 承诺与工作量清单（固定承诺+“浮动”职责）
  3. Weekly Timebox计划（会议时段、专注块、行政缓冲时间、受保护时间、周末工作溢出规则）
  4. 收集+待办事项系统规范（收件箱、任务列表、处理流程、优先级排序、timebox方法）
  5. 每日计划+收尾流程（如何开启一天工作；如何闭环收尾）
  6. 每周复盘流程（日程+任务复盘；重置规则）
  7. 7天落地计划（设置步骤+第一周试验内容）
  8. 风险/待解决问题/下一步行动（必须包含）
模板：[references/TEMPLATES.md]
扩展指南：[references/WORKFLOW.md]

Workflow (7 steps)

工作流程（7步）

1) Intake + success definition + boundaries

1) 信息收集+成功定义+边界确认

  • Inputs: user context; references/INTAKE.md.
  • Actions: Confirm scope (personal productivity for career execution). Define “better” in 2–4 weeks and 1–2 measurable signals (e.g., dropped tasks/week, deep-work blocks/week). Confirm boundaries (not medical/therapy; not a team policy rewrite).
  • Outputs: Context Snapshot (draft) + assumptions/unknowns list.
  • Checks: Success definition is specific enough to evaluate after 2 weeks.
  • 输入： 用户背景信息；[references/INTAKE.md]
  • 行动： 确认范围（职业场景下的个人生产力提升）。定义2-4周内“改善”的具体标准及1-2个可衡量指标（例如：每周遗漏任务数、每周专注工作块数量）。确认边界（不涉及医疗/心理咨询；不涉及团队政策重写）。
  • 输出： 背景快照（草案）+ 假设/未知事项列表。
  • 检查项： 成功定义需足够具体，以便2周后评估。

2) Build a commitment & workload inventory

2) 构建承诺与工作量清单

  • Inputs: calendar/recur meetings; responsibilities; side commitments.
  • Actions: List fixed commitments (meetings, deadlines, recurring obligations) and floating workload (projects, people mgmt, admin). Identify 3–5 “high-leverage” responsibilities and the biggest sources of fragmentation.
  • Outputs: Commitment & Workload Inventory (table) + top constraints.
  • Checks: Inventory separates fixed vs flexible time and includes side commitments (if any).
  • 输入： 日程/固定 recurring会议；职责；副业承诺。
  • 行动： 列出固定承诺（会议、截止日期、固定 recurring义务）和浮动工作量（项目、人员管理、行政事务）。找出3-5项“高影响力”职责，以及导致工作碎片化的主要原因。
  • 输出： 承诺与工作量清单（表格）+ 主要限制条件。
  • 检查项： 清单需区分固定与灵活时间，并包含副业承诺（如有）。

3) Design the weekly timebox plan (default week)

3) 设计weekly timebox计划（默认周）

  • Inputs: inventory; energy preferences; constraints.
  • Actions: Draft a default week: meeting windows, focus blocks, admin buffers, and protected personal time. Add explicit rules: meeting batching, buffer time, weekend spillover (if needed), and what gets timeboxed first.
  • Outputs: Weekly Timebox Plan (calendar-like block plan) + 5–8 rules.
  • Checks: At least 3 focus blocks/week exist; meeting time has limits or windows; buffers are real blocks (not wishes).
  • 输入： 清单；精力偏好；限制条件。
  • 行动： 起草默认周计划：会议时段、专注块、行政缓冲时间、受保护个人时间。添加明确规则：会议批量处理、缓冲时间、周末工作溢出规则（如有需要），以及优先进行timebox规划的事项。
  • 输出： Weekly Timebox计划（类日程块计划）+ 5-8条规则。
  • 检查项： 每周至少包含3个专注块；会议时间有明确限制或时段；缓冲时间为真实的时间块（而非空想）。

4) Specify the capture + to-do system (“write it down”)

4) 明确收集+待办事项系统（“随手记录”）

  • Inputs: current tools; task volume; common failure modes (dropped tasks, unclear next actions).
  • Actions: Define: capture inbox, processing ritual, list taxonomy, and a prioritization rule. Ensure every task becomes either: (a) timeboxed on calendar, (b) next action on a list, (c) delegated, or (d) deleted.
  • Outputs: Capture + To-Do System Spec + “rules of the system”.
  • Checks: The system has a single trusted inbox and a daily processing rule that takes ≤15 minutes.
  • 输入： 当前使用的工具；任务量；常见问题（遗漏任务、下一步行动不明确）。
  • 行动： 定义：收集收件箱、处理流程、任务列表分类，以及优先级排序规则。确保每个任务都被归类为以下之一：(a) 纳入日程timebox；(b) 列为任务列表中的下一步行动；(c) 委派他人；(d) 删除。
  • 输出： 收集+待办事项系统规范+“系统规则”。
  • 检查项： 系统包含唯一可信的收件箱，且每日处理流程耗时≤15分钟。

5) Add daily plan + shutdown ritual

5) 补充每日计划+收尾流程

  • Inputs: timebox plan; task system.
  • Actions: Create a daily routine: morning “top outcomes” + quick timeboxing; end-of-day shutdown (clear inbox, update next actions, plan first block tomorrow).
  • Outputs: Daily Plan + Shutdown Ritual (copy/paste checklist).
  • Checks: Ritual is small enough to actually do; includes handling of new tasks during the day (capture rule).
  • 输入： timebox计划；任务系统。
  • 行动： 创建每日流程：早晨确定“核心成果”+快速timebox规划；当日收尾（清空收件箱、更新下一步行动、规划次日首个时间块）。
  • 输出： 每日计划+收尾流程（可复制粘贴的清单）。
  • 检查项： 流程足够简洁可落地；包含当日新任务的处理规则（收集规则）。

6) Add weekly review ritual (reset + recalibration)

6) 补充每周复盘流程（重置+校准）

  • Inputs: default week; backlog lists; upcoming commitments.
  • Actions: Create a weekly review to: reconcile calendar ↔ tasks, reset priorities, and re-timebox next week. Include a “kill list” (stop/defer) to prevent backlog bloat.
  • Outputs: Weekly Review Ritual + weekly reset checklist.
  • Checks: Review includes both (1) looking forward (next 2 weeks) and (2) backlog cleanup.
  • 输入： 默认周计划；任务积压列表；未来承诺。
  • 行动： 创建每周复盘流程：同步日程与任务、重置优先级、重新规划下周timebox。包含“终止/延期清单”以避免任务积压。
  • 输出： 每周复盘流程+每周重置清单。
  • 检查项： 复盘需同时包含(1) 前瞻（未来2周）和(2) 积压任务清理。

7) Quality gate + finalize rollout plan

7) 质量校验+敲定落地计划

  • Inputs: full draft pack.
  • Actions: Produce a 7-day rollout plan (setup + first experiments). Run references/CHECKLISTS.md and score with references/RUBRIC.md. Include Risks / Open questions / Next steps.
  • Outputs: Final Personal Productivity System Pack.
  • Checks: Next 7 days have specific actions scheduled; risks and unknowns are explicit.
  • 输入： 完整的系统包草案。
  • 行动： 生成7天落地计划（设置+第一周试验内容）。使用[references/CHECKLISTS.md]进行检查，并通过[references/RUBRIC.md]进行评分。包含风险/待解决问题/下一步行动。
  • 输出： 最终版个人生产力系统包。
  • 检查项： 未来7天有明确的行动安排；风险与未知事项已明确列出。

Quality gate (required)

质量校验（必填）

  • Use references/CHECKLISTS.md and references/RUBRIC.md.
  • Always include: Risks, Open questions, Next steps.
  • 使用[references/CHECKLISTS.md]和[references/RUBRIC.md]进行校验。
  • 必须包含：风险、待解决问题、下一步行动。

Examples

示例

Example 1 (timeboxing + side commitments): “I’m a product leader with wall-to-wall meetings and I advise a startup. Use 
personal-productivity
to create a Personal Productivity System Pack with a default week timebox plan and a task capture system.”
Expected: weekly timebox plan with meeting windows + focus blocks, capture/to-do spec, daily/weekly reviews, 7-day rollout.
Example 2 (dropped tasks): “I keep forgetting small but important follow-ups. Build me a write-it-down system and a daily shutdown routine.”
Expected: capture system with inbox → processing → lists, a 10–15 minute daily shutdown checklist, and success metrics.
Boundary example (medical): “Diagnose my ADHD and tell me what productivity meds to take.”
Response: out of scope for medical advice; recommend professional help. Offer a neutral capture/timeboxing system and ask for work constraints only.
示例1（timebox管理+副业承诺）：“我是一名产品负责人，日程排满了会议，同时还为一家初创公司提供咨询。请使用
personal-productivity
技能创建个人生产力系统包，包含默认周timebox计划和任务收集系统。”
预期输出：含会议时段+专注块的weekly timebox计划、收集/待办事项规范、每日/每周复盘流程、7天落地计划。
示例2（遗漏任务）：“我总是忘记虽小但重要的跟进事项。帮我搭建一个随手记录系统和每日收尾流程。”
预期输出：含收件箱→处理→列表的收集系统、10-15分钟的每日收尾清单，以及成功指标。
边界示例（医疗）：“诊断我的ADHD，并告诉我应该服用哪种提高生产力的药物。”
回应：医疗建议超出本技能范围；建议寻求专业帮助。可提供中立的收集/timebox管理系统，并仅询问工作相关限制条件。